Totem informacyjny pojawia się tam, gdzie użytkownik potrzebuje uporządkowanej informacji przed dalszym ruchem po obiekcie. Może pokazywać mapę terenu, listę sklepów, najemców, pięter, stref, usług, odjazdów, harmonogramów lub komunikatów organizacyjnych.

Jego zadaniem nie jest samo zgromadzenie dużej ilości treści. Dobrze zaprojektowany pylon informacyjny skraca czas orientacji, ogranicza liczbę pytań i pomaga użytkownikowi szybciej zrozumieć, gdzie jest, czego szuka i jaki powinien wykonać kolejny krok.

Monolit informacyjny może prezentować informacje stałe, takie jak mapa, układ pięter, lista stref, nazwy najemców lub funkcje budynku, ale również informacje zmienne: odjazdy, wydarzenia, harmonogramy, komunikaty sezonowe, godziny pracy lub aktualne informacje dla użytkowników.

Dlatego już na etapie projektu trzeba określić, które treści są trwałe, które będą wymieniane okresowo, a które powinny być prezentowane cyfrowo, modułowo lub w systemie łatwej aktualizacji.

Totem informacyjny warto zastosować wtedy, gdy przestrzeń ma złożoną strukturę: kilka budynków, wiele pięter, wielu najemców, różne wejścia, strefy funkcjonalne, punkty obsługi, perony, sklepy, lokale lub zmienne informacje organizacyjne.

Takie systemy dobrze sprawdzają się w galeriach handlowych, biurowcach, hotelach, klinikach, urzędach, uczelniach, dworcach, osiedlach, kampusach, obiektach usługowych i przestrzeniach publicznych.

Totemy informacyjne, pylony informacyjne, monolity, kioski informacyjne oraz wolnostojące tablice mogą być wykonywane z aluminium, stali, kompozytów technicznych, szkła, akrylu, lakierowanych paneli, modułów wymiennych, grafik drukowanych, ekranów, pól podświetlanych lub elementów frezowanych.

Dobór technologii zależy od lokalizacji, ilości informacji, sposobu aktualizacji treści, warunków użytkowania, potrzeby podświetlenia oraz tego, czy system ma działać wewnątrz budynku, na zewnątrz czy w strefie półotwartej.

Totem z mapą pomaga użytkownikowi szybko zrozumieć relacje między budynkami, wejściami, parkingami, piętrami, strefami, ciągami pieszymi, windami i punktami obsługi. Mapa nie powinna być dekoracją, lecz narzędziem orientacji.

Najważniejsze są uproszczenie, właściwa skala, czytelne oznaczenia i dobra relacja między mapą a rzeczywistym kierunkiem poruszania się użytkownika.

Wolnostojąca tablica najemców, directory board albo pylon z listą pięter powinny porządkować informacje tak, aby użytkownik szybko znalazł właściwy sklep, firmę, lokal, piętro, dział lub punkt obsługi.

Przy większej liczbie nazw kluczowe są grupowanie, kolejność, rytm modułów, kontrast typografii i ograniczenie treści do informacji, które rzeczywiście pomagają w orientacji.

Totemy informacyjne mogą obsługiwać także treści zmienne: odjazdy pociągów, godziny wydarzeń, harmonogramy, kolejność obsługi, komunikaty operacyjne, informacje sezonowe lub aktualne wiadomości dla użytkowników obiektu.

W takich przypadkach szczególnie ważna jest hierarchia treści, czytelność z dystansu, sposób aktualizacji oraz oddzielenie informacji najważniejszych od komunikatów drugorzędnych.

Największym wyzwaniem totemów informacyjnych jest ilość treści. Użytkownik powinien szybko rozpoznać, gdzie znajduje się najważniejsza informacja, a dopiero później przejść do szczegółów.

Dlatego projekt nie może polegać na wypełnieniu całej powierzchni tekstem. Liczy się hierarchia, światło między elementami, kontrast, typografia, piktogramy i logiczne grupowanie informacji.

Na znaku informacyjnym wolnostojącym użytkownik powinien najpierw zobaczyć najważniejszy punkt orientacyjny: nazwę obiektu, mapę, układ pięter, listę stref, najbliższy odjazd, numer peronu albo główną funkcję miejsca.

Szczegóły powinny być ułożone w drugiej warstwie odczytu. Dzięki temu totem, pylon informacyjny lub kiosk informacyjny nie zmusza do analizowania wszystkiego naraz i prowadzi użytkownika przez informację w kontrolowany sposób.

Totem informacyjny powinien być spójny z pozostałymi elementami oznakowania: tablicami kierunkowymi, oznaczeniami pięter, tabliczkami przy pomieszczeniach, piktogramami, mapami i systemem wayfinding.

Powtarzalna typografia, układ ikon, nazwy stref i sposób prezentacji informacji sprawiają, że użytkownik szybciej rozumie logikę całego obiektu, a nie tylko pojedynczego znaku.

Totem informacyjny powinien stać w miejscu, w którym użytkownik naturalnie potrzebuje orientacji: przy wejściu, recepcji, windach, parkingu, holu, peronie, galerii sklepów, skrzyżowaniu ciągów komunikacyjnych albo w punkcie rozdzielenia ruchu.

Jeżeli wolnostojąca tablica informacyjna stoi zbyt wcześnie, zbyt późno lub poza naturalną trasą użytkownika, nawet dobrze zaprojektowana treść może nie spełnić swojej funkcji.

Pylon informacyjny powinien być dopasowany do charakteru obiektu. Inaczej projektuje się monolit informacyjny do holu biurowca, inaczej wolnostojącą tablicę do kampusu, inaczej tablicę odjazdów na dworcu, a inaczej zewnętrzny znak informacyjny przy wejściu na teren.

Znaczenie mają skala, proporcja, materiał, wykończenie, podświetlenie, odporność na eksploatację i to, czy forma znaku wzmacnia porządek przestrzeni zamiast konkurować z architekturą.

W wielu obiektach informacje zmieniają się w czasie: najemcy, piętra, funkcje pomieszczeń, godziny pracy, rozkłady, odjazdy, wydarzenia, organizacja wejść lub nazwy stref. Dlatego totem informacyjny może być projektowany jako system stały, wymienny, cyfrowy albo częściowo modułowy.

Najważniejsze jest to, aby każda aktualizacja zachowywała ten sam standard typografii, proporcji, koloru i układu. Informacja może się zmieniać, ale system nie powinien się rozpadać.

Najczęstsze błędy przy projektowaniu totemów informacyjnych, pylonów informacyjnych i wolnostojących tablic wynikają z braku hierarchii. Problem pojawia się wtedy, gdy mapa, lista najemców, rozkład, komunikaty organizacyjne i oznaczenia stref mają tę samą rangę.

Chaos powstaje również wtedy, gdy treści jest zbyt dużo, typografia jest za mała, moduły są niespójne, mapa jest zbyt szczegółowa albo znak stoi w miejscu, w którym użytkownik nie podejmuje żadnej decyzji.